Pengelolaan Kearsipan OPD Belum Optimal

SERANG – Pengelolaan kearsipan pada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dinilai masih belum optimal, hal itu karena sarana dan prasarana (sarpras) belum mendukung secara penuh. Hal itu diungkapkan oleh Walikota Serang, Syafrudin seusai membuka Rapat Koordinasi Bidang Kearsipan dan Penandatangan Berita Acara Kesepakatan Perbaikan Tata Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Serang di salah satu hotel di Kota Serang, Selasa (3/3). “Memang dari semenjak terlahir kota Serang di Pemkot Serang terutama di OPD belum ada penataan kearsipan yang baik, salah satunya karena sarana dan prasarana yang belum mendukung,” katanya kepada wartawan. Maka dari itu, ia menekankan kepada para kepala OPD untuk bisa menjalan enam poin penting. Diantaranya menyiapkan berupa ruang penyimpanan arsip, wajib mengangkat tenaga honorer lepas (THL) untuk operator pengelolaan arsip, menyerahkan arsip statis, dan membuat tim pemusnah arsip. “Kemudian menganggarkan untuk kode rekening kearsipan, hingga wajib melaksanakan pemusnahan arsip yang indektif yang habis masa retensinya,” ujarnya. Dengan demikian, setelah dilaksanakannya enam poin tersebut, terjadi peningkatan tata kearsipan di lingkungan Pemkot Serang. Sehingga setiap tahunnya mengalami peningkatan yang signifikan. “Jadi penilaiannya yang tahun-tahun kemarin buruk, saat ini alhamdulillah sudah membaik dan untuk kedepannya semoga jauh lebih baik lagi,” terangnya. Kepala DPK Kota Serang, Wahyu Nurjamil mengatakan, memperbaiki tata kearsipan di Kota Serang cukup sulit, maka dari itu diperlukan upaya berkelanjutan agar secara perlahan terus mengalami perbaikan. “Tentu harus ada pengembangan untuk memperbaiki tata kelola kearsipan di semua OPD, sehingga ketika mencari data, dapat dengan mudah ditemukan,” katanya. Tak hanya itu, untuk meningkatkan tata kelola kearsipan OPD di Pemkot Serang, pihaknya telah menyiapkan aplikasi My Arsip dengan angggaran sebesar Rp100 juta pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) 2020. “Anggarannya sekitar Rp70 sampai Rp100 juta untuk pengembangan sebuat aplikasi ini,” tuturnya. Ia menjelaskan, aplikasi tersebut akan disebar kepada seluruh OPD di kota Serang, sehingga seluruh arsip OPD dapat terintegrasi dengan DPK selaku leading sector bagian arsip Kota Serang. “Jadi aplikasi tersebut untuk mendigitalisasi dan mengintegrasikan arsip seluruh OPD di Kota Serang. Sehingga nanti lebih diketahui mana arsip-arsip yang memang sudah masuk diluar retensi, juga arsip-arsip yang sifatnya dinamis yang masuk di pengelolaan OPD yang bersangkutan,” paparnya. (mam/and)