“Penilaian itu berdasarkan fasilitas sarana-prasarana yang ada di dalamnya,” tambahnya.
Menurut Pilar, keberhasilan pengelolaan arsip juga sangat bergantung pada kebijakan pimpinan OPD dalam menata administrasi dan dokumentasi pemerintahan.
“Kebijakan dari masing-masing kepala OPD untuk bisa membuat asetnya menjadi baik, tertata dengan baik, terdokumentasi dengan baik dan terdigitalisasi dengan baik,” jelasnya.
Ia menjelaskan, penilaian tersebut bukan ditujukan kepada individu kepala OPD, melainkan kepada instansi secara keseluruhan. Namun, kepala OPD tetap memiliki peran penting karena seluruh kebijakan pengelolaan aset berada di bawah kewenangannya.
“OPD itu diwakili oleh kepalanya. Karena kebijakan setiap aset itu ada di tangan kepalanya,” tuturnya.
Pilar menilai, transformasi dari sistem administrasi manual menuju digitalisasi membutuhkan komitmen dan kesiapan sarana pendukung. Karena itu, setiap OPD didorong memiliki perangkat penunjang seperti mesin pemindai dokumen, penyimpanan digital hingga sistem paperless.
“Digitalisasi perlu sarana-sarana. Salah satunya external hard disk, mesin scan, kemudian kebijakan untuk melakukan paperless,” ungkapnya.
Ia menambahkan, Pemkot Tangsel saat ini juga telah memiliki sistem pengelolaan arsip digital seperti Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar (SISUMAKER) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) yang digunakan untuk mendokumentasikan serta menyimpan arsip pemerintahan secara elektronik.
“Jadi ketika arsip masuk, dia tersimpan sampai kapan pun dan bisa dilihat oleh yang berkepentingan,” tutupnya. (bud/esa)